Como preparar sua empresa para as inspeções regulatórias.

Como anda a documentação da sua empresa ou industria?

Quando falamos de documentação regulatória envolvemos muitos documentos exigidos por vários órgãos regulatórios. O processo é burocrático, complexo e esbarra na maioria das vezes na falta de conhecimento técnico da empresa. Por este motivo, muitos gestores não conseguem ter sucesso e se sentem inseguros com tantas regras, prazos e mudanças na legislação.

Só para descrever uma pequena parcela dessas documentações e orgãos, vamos listá-las abaixo algumas dessas exigências:

- Polícia Federal;

- Exército;

- Crq - a) Registro da empresa; 

        b) ART - Certificado de Anotação de Responsabilidade Técnica;

- Bombeiros - a) AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros; 

                  b) CLCB – Certificado de Licença do Corpo de Bombeiros;  

- Orgão Ambiental Estadual - a) Memorial Descritivo da Construção; 

b) Memorial Descritivo de Atividades; 

Outros documentos como: - L I - Licença de Instalação, L O - Licença de Operação, - L F - Licença de Funcionamento, - Cadastro da Empresa (Cadastramento eletrônico), - Enquadramento do Porte da Empresa junto a GEGAR, A F E - Autorização de Funcionamento de Empresa também tem que ser disponibilizados, é uma longa lista que não se resume aos documentos que descrevemos acima, isso é só uma demonstração do processo complexo que envolve toda parte de documentação de uma empresa/ industria para se manter dentro das normas legais.

O acompanhamento do cliente é um componente essencial na consultoria. Pode-se dizer que é o mais importante, já que é papel dos consultores acompanhar todo o processo de regularização e colocar as necessidades do cliente em primeiro lugar. Tudo isso com o propósito de diminuir os riscos e garantir que a regulação tenha um tempo menor.

Nessa linha de raciocínio, listaremos 5 dicas para manter sua empresa pronta para não errar nos assuntos regulatórios.

1. Escolha de um responsável para acompanhar a inspeção:

Normalmente, a pessoa que acompanhará a inspeção é o Responsável Técnico ou o Representante da Direção. Em alguns casos, a ANVISA ou VISA Local exige que o RT esteja presente e à disposição para elucidar as dúvidas dos inspetores.

2. Divulgação da inspeção:

É importante que todos os colaboradores da empresa sejam informados da data prevista para a inspeção.

3. Local e equipamentos apropriados:

A equipe regulatória deve agendar previamente um espaço adequado que será utilizado para apresentação dos documentos durante a inspeção. 

4. Documentação regulatória atualizada:

Os primeiros documentos solicitados pelos inspetores são aqueles de ordem reguladora da empresa, como alvará de bombeiros, PCMSO, atestados de saúde ocupacionais dos colaboradores, licença sanitária, alvará de funcionamento da prefeitura, entre outros. 

5. Colocar os documentos em ordem:

Os inspetores costumam seguir a ordem dos itens apresentados na própria RDC ou ainda no Manual de Boas Práticas (que, de preferência, deve estar na mesma ordem da RDC).

A melhor alternativa para reduzir o contato com a burocracia e otimizar o tempo, ou seja, vencer o desafio de lidar com assuntos regulatórios, é contar com ajuda profissional. A consultoria em assuntos regulatórios tem a função de organizar a documentação legal de uma empresa, de modo que ela cumpra com as exigências legais e se encaixe nas normas vigentes.